Hướng dẫn lập sổ nhật ký chung bằng Excel

Admin 03 Tháng tư, 2020

1. Sổ nhật ký chung là gì?
2. Vai trò của sổ nhật ký chung
3. Hướng dẫn cách lập sổ nhật ký chung trên Excel
4. Mẫu sổ nhật ký chung

Sổ nhật ký chung dùng để lưu trữ các dữ liệu kế toán của công ty. Việc lập sổ nhật ký chung bằng Excel sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian, mời các bạn tham khảo hướng dẫn lập sổ nhật ký chung bằng Excel sau đây.

1. Sổ nhật ký chung là gì?

Sổ nhật ký chung chính là sổ kế toán tổng hợp, có mục đích dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản nhằm phục vụ cho việc ghi sổ cái.

2. Vai trò của sổ nhật ký chung

Có 2 nhiệm vụ quan trọng chính của sổ nhật ký chung đó là:

– Thống kê, kiểm soát hàng hóa, sản phẩm, giá cả.

– Hỗ trợ công tác quản lý của doanh nghiệp.

3. Hướng dẫn cách lập sổ nhật ký chung trên Excel

Khi có phát sinh việc mua bán hàng hóa, công cụ dụng cụ,... thì các bạn nhập vào Sổ Nhật ký chung cụ thể như sau:

- Cột ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ

- Cột số hiệu: Là số hiệu của Hoá đơn, của Phiếu Thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có…

- Cột ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ

- Cột Diễn Giải: Là nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ

- Cột TK Nợ/Có: Là Cột định khoản Nợ/Có cho các nghiệp vụ phát sinh

- Cột TK đối ứng: Theo dõi TK đối ứng cho những TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có

Cách lập cụ thể như sau:

Ví dụ: Mua hàng nhập kho, nhưng chưa trả tiền cho nhà cung cấp (Công ty Bảo An), VAT10%

TK Nợ	TK Đối ứng	Hướng dẫn
TK Có	TK Đối ứng	Hướng dẫn
156	331BA	Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấm vào Tk đối ứng và bấm Enter
1331	331BA	Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấm vào TK đối ứng và bấm Enter
331BA	156;1331	Công thức: = Bấm vào TK đối ứng thứ nhất &”;”& Bấm vào TK đối ứng thứ 2. (Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự )

- Cột Số phát sinh Nợ: Ghi số tiền tương ứng với TK ghi Nợ

- Cột số phát sinh Có : Ghi số tiền tương ứng với TK ghi Có

Lưu ý: Số tiền thuế (nếu có ) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân ( x) với Thuế suất.

(Trường hợp nghiệp vụ có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK nợ bằng (=) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại )

- Cột số dư Nợ/Dư Có: Phục vụ cho việc in sổ chi tiết cuối kỳ.

Sau khi định khoản hết các bút toán của một tháng trên NKC thì thực hiện “ Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có “ của cả tháng đó lại bằng hàm SUBTOTAL

Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9; dãy ô cần tính tổng)

Tổng phát sinh bên Nợ: = Subtotal(9;H13:H190)

Tổng phát sinh bên Có: = Subtotal(9;H13:H190)

(Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng)

Sau đây xin lấy 1 ví dụ cụ thể để các bạn có sự hình dung cụ thể hơn:

Ví dụ: Công ty abc, ngày 01/1/2014 thanh toán tiền thuê nhà năm 2014.

- Tổng số tiền trong hoá đơn là 132.000.000 đồng thanh toán bằng chuyển khoản khách hàng, kèm theo giấy uỷ nhiệm chi của ngân hàng.

- Trong đó số tiền thuê nhà là 120.000.000 đồng, tiền thuế VAT là 12.000.000 đồng.

Cách lập sổ Nhật ký chung trên Excel cụ thể như sau:

Ngày ghi sổ	Chứng từ		Diễn giải	TK Nợ	TK	Số phát sinh
	Số hiệu	Ngày		TK Có	Đối ứng	Nợ	Có
1/1/2014	UNC01/1	1/1/2014	Thanh toán tiền thuê nhà năm 2014	142	112	120.000.000
1/1/2014	UNC01/1	1/1/2014	Thanh toán tiền thuê nhà năm 2014	1331	112	12.000.000
1/1/2014	UNC01/1	1/1/2014	Thanh toán tiền thuê nhà năm 2014	112	142,1331		132.000.000

Cột tài khoản đối ứng ta sẽ dùng công thức dành cho tài khoản đối ứng nếu có 2 tài khoản trở lên thì sử dụng công thức nối = nhập vào tài khoản 1 &”;”& tài khoản 2. Như trên ta sẽ thực hiện = nhấp vào ô có TK142 &”;”& nhấp vào ô có 1331

Lưu ý: Số tiền thuế (nếu có) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân (x) với Thuế suất.

(Trường hợp nghiệp vụ có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK nợ bằng ( = ) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại).

Trên đây là toàn bộ bài viết về chủ đề: Hướng dẫn cách lập sổ nhật ký chung trên Excel