11 quy tắc viết Email chuyên nghiệp mà ai cũng cần nhớ

11 quy tắc viết Email chuyên nghiệp

Với sự thuận tiện và nhanh chóng trong trao đổi thông tin, email đang được sử dụng rộng rãi trong công việc văn phòng hàng ngày. Tuy vậy, không phải ai dùng email nhiều cũng nhận biết được cách viết cho hiệu quả, đôi khi, một lối xưng hô không phù hợp hay dùng font chữ quá khó đọc sẽ làm mất thiện cảm về người gửi trong mắt đồng nghiệp, đối tác. Sau đây sẽ là những quy tắc dành cho bạn để viết email thật chuyên nghiệp và nhận được sự đánh giá cao từ người nhận email.

Hướng dẫn cụ thể cách viết Email tiếng Anh

Bí quyết ứng xử thông minh nơi công sở cho "ma mới"

Cách cư xử với "người mình không thích" khôn ngoan nhất

Theo chuyên gia đào tạo nghề nghiệp Barbara Patcher, có rất nhiều nhân viên văn phòng đến bây giờ vẫn chưa biết cách viết email sao cho phù hợp.

Mỗi ngày họ gửi và nhận hàng tá email, nhầm lẫn dẫn đến kết quả tai hại rất dễ xảy ra nếu họ không có những quy tắc chung khi viết email. Họ có thể đánh sai chính tả khi gửi email bằng điện thoại, sử dụng ngữ điệu không phù hợp, gửi sai người nhận...

Barbara Patcher khuyên bạn nên tham khảo 11 quy tắc sau đây nếu muốn thoát khỏi tình trạng "stress-bởi-email".

1. Tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm

Theo Patcher, "mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề" và "hãy chọn một tiêu đề mà người nhận có thể biết được liệu bạn sẽ đưa ra giải pháp cho vấn đề họ đang quan tâm hay trình bày về những vấn đề mới có liên quan đến hoạt động kinh doanh hiện tại".

Ví dụ của một tiêu đề email tốt như: Thay đổi lịch họp hay các đề xuất cho dự án sắp tới...

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Nếu đang làm việc cho một doanh nghiệp, bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Tuy nhiên, nếu sử dụng tài khoản email cá nhân - liệu rằng bạn là một người làm việc tự do (Freelancer) hay đôi khi muốn sử dụng nó cho một số email đặc biệt - thì bạn cũng nên cẩn thận khi lựa chọn email đó.

Một điều lưu ý là nên sử dụng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến. Đừng bao giờ sử dụng email bạn đã lập từ thời học đại học mà không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay môi trường làm việc hiện tại nữa, chẳng hạn như "babygirl@..." hay "beerlover@..." - cho dù bạn cảm thấy chúng đáng yêu như thế nào!

3. Nghĩ kỹ trước khi quyết định "Reply All" (Trả lời tất cả)

Không ai muốn nhận email của 20 người mà chẳng hề liên quan đến mình. Việc lờ đi các email có thể rất khó khăn với nhiều người khi họ đã nhận được thông báo thư mới trên điện thoại và việc lựa chọn bỏ qua có thể khiến họ mất tập trung vào công việc hiện tại. Do vậy, để tránh gây phiền hà cho người nhận, hãy cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn "Reply All", "trừ khi bạn thực sự nghĩ rằng tất cả mọi người trong danh sách cần phải nhận được email", Patcher chia sẻ.

4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp

Đừng sử dụng những câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân mật tại nơi làm việc, chẳng hạn như "Hey" hay "Chào anh bạn"... Tốt nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong email, tuy nhiên, không được rút gọn tên gọi của họ, chẳng hạn hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike".

5. Hạn chế dùng dấu chấm than

Nếu muốn sử dụng, bạn chỉ nên dùng một dấu chấm than duy nhất để thể hiện sự phấn khích, Patcher nói. "Mọi người thi thoảng mất kiểm soát, dẫn tới việc sử dụng khá nhiều dấu chấm than cuối mỗi câu. Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy họ không kiềm chế được cảm xúc hoặc chưa thực sự trưởng thành". Do vậy, "hãy giới hạn ở mức ít nhất có thể".

6. Hãy cẩn thận với óc hài hước của bạn

Sự hài hước có thể khiến bạn không kiểm soát được giọng điệu đúng hoặc những biểu cảm trên khuôn mặt. Trong các hoạt động mang tính chất tương tác đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hãy để sự hài hước ra khỏi email trừ khi bạn biết rõ người nhận. Luôn nhớ là một điều gì đó có thể hài hước với bạn nhưng với người khác thì có thể không.

7. Mọi người đến từ các nền văn hóa khác nhau thì cách nói và viết phải khác nhau

Hiểu nhầm rất dễ xảy ra do khác biệt về văn hóa, đặc biệt là trong hình thức giao tiếp bằng văn bản bởi vì chúng ta không thể nhìn thấy ngôn ngữ cử chỉ của người khác. Do vậy, hãy điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên nền văn hóa của người nhận và mức độ bạn hiểu rõ về họ.

Một quy tắc cốt lõi cần nhớ, theo Patcher, là đối với những nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh (High-context culture), chẳng hạn như Nhật, Ả Rập hay Trung Quốc thì mọi người luôn muốn hiểu rõ về bạn trước khi quyết định hợp tác làm ăn. Do đó, khi trao đổi qua email với các đối tác đến từ những quốc gia này, hãy cố gắng cung cấp nhiều thông tin chính xác liên quan đến bạn. Ngược lại, đối với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh (Low-context culture) như Đức, Mỹ hay Scandinavian thì bạn có thể đi thẳng vào vấn đề ngay lập tức.

8. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn

Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn. Chắc chắn là bạn không thể khẳng định rằng mình sẽ không bao giờ gửi nhầm. Do đó, hãy đặt mình vào người đã gửi nhầm cho bạn để thấy rằng trong trường hợp đó, tất cả chúng ta đều mong đợi nhận được một email phản hồi rằng đã gửi không đúng địa chỉ. Ngoài điều này thì việc trả lời tất cả các email cũng được xem là một quy tắc lịch sự, nhất là khi người gửi làm cùng công ty hoặc cùng ngành với bạn.

9. Đọc lại email trước khi gửi

Pachter chia sẻ rằng tùy thuộc vào người nhận mà có thể bạn sẽ bị phán xét do các lỗi không đáng có trong email gửi đến họ. Do vậy, đừng dựa vào các công cụ kiểm tra lỗi chính tả trên những phần mềm soạn thảo văn bản. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email trước khi gửi, thậm chí bạn có thể đọc to.

10. Nhập địa chỉ email cuối cùng

Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vô tình nhấn phải một phím nào đó trên bàn phím. Do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc. Ngoài ra, nếu đang reply một email thì bạn cũng nên rèn luyện thói quen xóa địa chỉ gửi đến và chỉ khi nào chắc chắn là email đã sẵn sàng thì mới thêm địa chỉ người nhận trở lại để gửi.

11. Kiểm tra kỹ lưỡng email của người nhận

Pachter cũng khuyên mọi người hãy thật cẩn thận khi nhập địa chỉ email vì có thể bạn gõ sai tên hoặc vô tình gửi cho quá nhiều người cùng lúc.

Bây giờ thì bạn đã biết các quy tắc viết email cơ bản rồi đấy. Hãy áp dụng ngay từ bây giờ nhé.